Czy notariusz może wykonywać czynności notarialne poza terenem kancelarii?

Sporządzanie aktów notarialnych najczyściej odbywa się na terenie kancelarii notarialnej. Istnieją jednak szczególne wyjątki od tej reguły, które określa Ustawa prawo o notariacie. Sytuacje takie nie są częste, jednak dopuszczalne, kiedy zachodzą odpowiednie przesłanki ku temu, aby notariusz sporządził akt notarialny poza swoją kancelarią. Wyjaśniamy, kiedy notariusz może dokonywać czynności notarialnych np. w domu swoich Klientów.

 

Czym zajmuje się notariusz?

 

Ze względów bezpieczeństwa notariusz zobowiązany jest do wykonywania czynności notarialnych na terenie kancelarii notarialnej. Notariusz to zawód zaufania publicznego, co skutkuje koniecznością przestrzegania wszystkich przepisów prawa oraz działania jedynie na korzyść swoich Klientów. Notariusz nie może m.in. sporządzić aktu notarialnego, kiedy podejrzewa, że jedna ze stron nie jest w pełni świadoma swojej woli oraz konsekwencji, jakie wiążą się ze sporządzeniem określonego dokumentu. W zakres czynności notarialnych wchodzi m.in.:

• sporządzanie testamentów,
• przeprowadzanie postępowania spadkowego,
• sporządzanie umów darowizny,
• sporządzanie intercyz,
• poświadczanie upoważnień,
• sporządzanie umów kupna i sprzedaży nieruchomości.

 

Kiedy notariusz może dokonywać czynności notarialnych poza kancelarią?

 

Aby notariusz mógł dokonać czynności notarialnych poza kancelarią, muszą zajść ku temu odpowiednie przesłanki. Jedną z nich jest specyficzny charakter czynności notarialnej. W tym przypadku mamy do czynienia m.in. z koniecznością uczestniczenia w walnym zgromadzeniu spółki w celu sporządzenia protokołu. Notariusz może także dokonywać czynności notarialnych w sytuacji, gdy klient sam nie może stawić się w kancelarii z powodu złego stanu zdrowia. Takie sytuacje mają miejsce, gdy konieczne jest np. sporządzenie testamentu (testator musi być w pełni władz umysłowych). Testament przekazywany w formie ustnej wymaga takiego samego poświadczenia notarialnego jak testament w formie pisemnej.

Kolejną przesłanką do opuszczenia kancelarii notarialnej jest konieczność poświadczenia upoważnienia, które chce sporządzić osoba niezdolna do samodzielnego poruszania się lub przebywająca np. w szpitalu.

Ważne: brak odpowiednich przesłanek do dokonania czynności notarialnych poza kancelarią może skutkować karą dyscyplinarną. Sporządzanie aktów notarialnych poza kancelarią notarialną wiąże się także z dodatkową opłatą.

 

Dokonywanie czynności poza kancelarią a obowiązki notariusza

 

W przypadku sporządzania aktów notarialnych poza kancelarią, notariusz zobowiązany jest do zapewnienia odpowiednich warunków bezpieczeństwa i poufności. Oznacza to, że miejsce, w którym dokonywana jest czynność notarialna, musi być odpowiednio przygotowane i zabezpieczone przed dostępem osób niepowołanych. Notariusz powinien także zadbać o to, aby wszystkie strony miały pełną świadomość i swobodę w podejmowaniu decyzji.

Czynności notarialne wykonywane poza kancelarią obejmują również sytuacje nadzwyczajne, takie jak klęski żywiołowe czy inne zdarzenia losowe, które uniemożliwiają dotarcie do kancelarii. W takich przypadkach notariusz może działać w miejscach tymczasowych, takich jak schroniska czy miejsca ewakuacji, pod warunkiem spełnienia wszystkich wymogów formalnych i proceduralnych.

Warto zaznaczyć, że sporządzanie aktów notarialnych poza kancelarią może wiązać się z dodatkowymi kosztami dla klienta. Opłaty te są regulowane przez przepisy prawa i mają na celu pokrycie dodatkowych wydatków związanych z dojazdem notariusza oraz organizacją miejsca przeprowadzenia czynności. Klient powinien być wcześniej poinformowany o wysokości tych opłat oraz warunkach ich naliczania.

Notariusz musi także prowadzić odpowiednią dokumentację dotyczącą czynności wykonanych poza kancelarią. Każda taka czynność powinna być szczegółowo opisana w rejestrze notarialnym, z uwzględnieniem miejsca, daty oraz powodów opuszczenia kancelarii. Dokumentacja ta jest niezbędna do celów kontrolnych i może być przedmiotem audytu ze strony organów nadzorczych.

Podsumowując, możliwość wykonywania czynności notarialnych poza kancelarią jest ściśle regulowana przepisami prawa i wymaga spełnienia określonych warunków. Notariusz musi działać zgodnie z zasadami bezpieczeństwa i poufności, a także prowadzić szczegółową dokumentację swoich działań. Spełnienie tych wymogów jest kluczowe dla zachowania integralności i zaufania do zawodu notariusza.