Czy wypis aktu notarialnego może przyjmować formę elektroniczną?

Rozwój technologiczny wpływa na każdą sferę życia człowieka – od codziennych kontaktów społecznych, po rozwiązania szczebla urzędowego. Elektronika daje możliwość ułatwienia przepływu informacji i pracy w instytucjach państwowych, czego przykładem mogą być elektroniczne wypisy aktów notarialnych.

Do czego potrzebny jest wypis elektroniczny aktu notarialnego?

Przedsiębiorcy wpisani do Krajowego Rejestru Sądowego są zobowiązani do wykonywania wynikających z przepisów szczególnych działań, udokumentowanych w formie aktu notarialnego, którym należy uzupełnić odpowiedni wniosek o wpis do Rejestru.

Akt notarialny to jedna z najważniejszych czynności notarialnych. Może zostać sporządzony wyłącznie przez notariusza, który uczestniczy w redagowaniu treści oświadczeń i je poświadcza. Oryginalne akty przechowywane są w archiwum kancelarii notarialnej, a ich równowartościowymi powtórzeniami są ich wypisy, mające dokładnie taką samą treść i znaczenie jak oryginały. To tymi właśnie kopiami można posługiwać się w sądach i urzędach.

Wypisy są więc niezbędnym elementem podczas dokonywania czynności związanych z działaniem KRS, a ich przedstawienie jest koniecznym warunkiem dokonywania wpisów. Ich wersje elektroniczne mają na celu uproszczenie i przyspieszenie procedur urzędowych, a także automatyzację i zwiększenie ich bezpieczeństwa. Udostępnianiem elektronicznych dokumentów uprawnionym podmiotom zajmuje się powołany przez Krajową Radę Notarialną Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych.

Czym jest Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych?

Od 9 kwietnia 2018 roku polskie ustawodawstwo przewiduje i reguluje możliwość wykonania elektronicznych wypisów, odpisów, a także wyciągów notarialnych sporządzonych na terenie Rzeczypospolitej Polskiej. Zgodnie ze zmianami ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw z tego dnia, działanie rozpoczęło powołane przez Krajową Radę Notarialną Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych, czyli CREWAN.

W Repozytorium przechowywane i gromadzone są cyfrowe wersje wypisów aktów notarialnych, w których umieszczone są informacje niezbędne do uzyskania wpisu do rejestru w Krajowym Rejestrze Sądowym. Oznacza to, że każdy akt notarialny, którego treść kwalifikuje się do zgłoszenia do rejestru przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym, powinien zostać poświadczony wypisem w formie elektronicznej i umieszczony w Repozytorium (CREWAN). Procedura przekazania takiego dokumentu, uwierzytelnionego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, należy do obowiązków notariusza sporządzającego akt.

Wypis elektroniczny a postępowanie rejestrowe

Nowa forma wypisów powoduje zmianę sposobu postępowania podczas rejestracji. Do marca 2020. roku, składając wniosek, wnioskodawca musiał przedstawić numer elektronicznej wersji aktu notarialnego dołączanego do dokumentacji. Podany numer miał zgadzać się z tym, który nadany został w Centralnym Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych. W chwili rejestracji dokumentów wypis zostawał automatycznie do nich dołączony.

Z uwagi na uproszczenie i usprawnienie procesu rejestracji, od 2020 roku cała procedura została przeniesiona do wersji teleinformatycznej. Widniejący w Krajowej Radzie Sądownictwa przedsiębiorcy wszelkie dokumentacje, wnioski i inne pisma mogą składać zdalnie, za pomocą elektronicznego konta. Co więcej, brak wirtualnego złożenia dokumentacji wiąże się z jej odrzuceniem.