Jakie dokumenty poświadcza się notarialnie?

Część zadań wykonywanych przez notariusza dotyczy sporządzania poświadczeń dokumentów. Jest to ważna czynność w obszarze prawa, od której często zależy realizacja naszych planów i zobowiązań. Zdarza się bowiem, że musimy sporządzić kopię ważnego dla nas dokumentu i tylko jej poświadczona przez notariusza wersja ma moc prawną. Jakie dokumenty można poświadczyć notarialnie i jak to wygląda?

Obecność notariusza i analiza dokumentu

Najczęściej w ramach wykonywanych czynności notariusz proszony jest o poświadczenie zgodności kopii dokumentu z jego oryginałem. Dzieje się tak, gdy nie mamy możliwości uzyskania kopii/odpisu od organu, który wydał go oryginalnie, a jest nam potrzebny do podjęcia dalszych kroków prawnych. Co ważne, notariusz nie sprawdza merytorycznej strony dokumentu, a jedynie jego zgodność z prawem. Dokumenty, które najczęściej wymagają poświadczenia to:

• dokumenty księgowe, np. faktury,
• orzeczenia sądów,
• opinie administracyjne (postanowienia, zaświadczenia),
• świadectwa dojrzałości lub dyplomy studiów,
• dokumenty gospodarcze.

Uwierzytelnienie sprawia, że kopia staje się ważnym z punktu widzenia prawa odpisem, który możemy przedkładać w urzędach i instytucjach. Wystarczy, że dostarczymy do kancelarii oryginalny dokument, który notariusz następnie skopiuje oraz opatrzy stosowną pieczęcią (zgodność z oryginałem) i podpisem. Dodatkowo na naszą prośbę może poświadczyć datę okazania dokumentu.

Poświadczenia podpisu na dokumencie

Poświadczenie zgodności kopii/wyciągu z oryginałem to niejedyna usługa oferowana przez notariusza w zakresie uwierzytelniania. Notarialne poświadczenie podpisu pod dokumentem to czynność, która ma za zadanie potwierdzić, że osoba złożyła lub uznała wcześniej złożony podpis za swój. Pozwala to zabezpieczyć wiele prowadzonych przez nas transakcji i podpisywanych umów, ale w niektórych sytuacjach jest to po prostu wymagane przez prawo. Przepisy głoszą, że bez poświadczenia podpisu nie można zbyć udziałów w spółce z o.o. czy praw do ogródka działkowego. Poświadczenie potrzebne jest również w sprawach spadkowych, umowie najmu okazjonalnego, umowach kupna-sprzedaży czy przy umowach o sprawowanie opieki. Jak przebiega takie poświadczenie? Notariusz sprawdza nasz dokument tożsamości, upewnia się, że rozumiemy zapisy dokumentu i prosi o podpisanie go w jego obecności. Ewentualnie o złożenie oświadczenia, że wcześniej złożony podpis był nasz. Prawdziwość tej deklaracji potwierdza pieczęcią, podpisem i umieszczeniem informacji o miejscu i dacie, kiedy nastąpiło poświadczenie. Na nasze życzenie może również umieścić informację o godzinie podpisu.