Jakie wymogi formalne musi spełniać akt notarialny?

Notariusz pełni w systemie prawnym szczególną rolę, będąc gwarantem przeprowadzenia niektórych czynności prawnych ściśle według wymaganych przez przepisy procedur. Potwierdzeniem, że konkretne czynności miały miejsce w dokładnie określonym czasie, uczestniczyły w niej zidentyfikowane osoby, mające prawo do jej wykonania, a ich zakres był zgodny z obowiązującymi regulacjami, jest sporządzany przez notariusza akt notarialny. Musi on być zawsze przygotowywany w formie pisemnej, a jego szczególną cechą jest to, że ma najwyższą rangę dowodową, taką jak dokument urzędowy. Opisane w nim czynności i fakty są uznawane za prawdziwe oraz takie, które bez wątpliwości miały miejsce. W formie aktu notarialnego mogą być zarówno czynności wymienione w Prawie o notariacie oraz konkretnych ustawach, np. w Kodeksie cywilnym czy spółek handlowych, jak i dowolne inne, którym strony chcą nadać taki charakter, choćby w celach dowodowych, o ile są one zgodne z prawem. Przyjrzyjmy się bliżej temu, jak wygląda podpisanie aktu notarialnego i jakie wymogi formalne musi on spełniać.

Kiedy należy spisać akt notarialny?

Obowiązujące przepisy wymieniają wiele sytuacji, w których spisanie aktu notarialnego będzie niezbędne. Stanie się tak zawsze w przypadku, gdy właściciel nieruchomości chce dysponować swoim prawem do niej – dokonać darowizny, sprzedaży, zamiany czy ustanowić hipotekę albo służebność. Zawarcie umowy w formie podpisania aktu notarialnego będzie w takim przypadku warunkiem, by czynność prawna tego rodzaju była uważana za skuteczną.

Forma aktu notarialnego jest wymagana również przy zawieraniu małżeńskiej umowy majątkowej, czyli tzw. intercyzy, która pozwala na zmiany ustawowego rozgraniczenia majątku wspólnego i majątków osobistych małżonków, a także wprowadza zmiany do wcześniej zawartych umów tego typu.

Zgodnie z przepisami akt notarialny będzie nieodzowny również przy dokonywaniu darowizny, dziale spadku, gdy w skład masy spadkowej wchodzi nieruchomość, a także przy sporządzaniu testamentu, jeśli znaleźć się ma w nim zapis windykacyjny. Odpowiedni akt notarialny będzie również potrzebny przy udzielaniu pełnomocnictwa uprawniającego do wykonywania wszystkich czynności w nim opisanych w formie aktu notarialnego zawieranego w imieniu mocodawcy.

W formie aktu notarialnego musi być również zawarta umowa zobowiązująca do zbycia spadku, zrzeczenia się dziedziczenia, a także sporządzone oświadczenie o dobrowolnym poddaniu się egzekucji, np. w związku z zawieraną umowa najmu okazjonalnego czy ugodą alimentacyjną.

Akty notarialne są ponadto potrzebne przy czynnościach związanych z prawem spółek. Akt sporządza się przy zakładaniu spółki komandytowej, komandytowo-akcyjnej, z ograniczoną odpowiedzialnością, jak również spółki akcyjnej. Wymaga się go również przy dokumentowaniu niektórych zdarzeń związanych z funkcjonowaniem spółek oraz ich przekształcaniu.

Akt notarialny można spisać również przy każdej czynności, która ma dużą wagę dla uczestniczących w niej stron. Może to być np. zawieranie umów handlowych, składanie oświadczeń czy zaciąganie zobowiązań. Często z możliwości podpisania aktu notarialnego korzysta się podczas przygotowywania testamentu albo zawierania umowy przedwstępnej. Warto pamiętać, że notariusz odmówi spisania aktu notarialnego, jeśli będzie on dotyczył czynności sprzecznych z obowiązującym prawem.

Jak przebiega spisywanie aktu notarialnego?

Ze względu na wagę podpisywanego dokumentu przy jego tworzeniu wymagana jest szczególna staranność. Zanim notariusz przystąpi do spisywania aktu, musi ustalić zarówno tożsamość osób, która się przed nim stawiły, jak i ich umocowanie do wykonania określonych czynności. W przypadku osób fizycznych niezbędne będzie więc przedstawienie dokumentów tożsamości oraz pełnomocnictw notarialnych, jeśli reprezentują one kogoś innego. Reprezentanci firm czy instytucji muszą okazać wiarygodne dokumenty, na których podstawie występują w ich imieniu. Konieczne jest również potwierdzenie prawa do dysponowania określonymi nieruchomościami czy rzeczami. W każdej kancelarii notarialnej można uzyskać wyczerpujące informacje na temat tego, co będzie potrzebne przy załatwianiu konkretnej sprawy.

Notariusz jest zobowiązany do sprawdzenia, czy stające przed nim osoby mają pełną zdolność do czynności prawnych oraz działają z własnej woli. Konieczne jest uzyskanie przez notariusza pewności, że dobrze rozumieją one jakich czynności chcą dokonać oraz jakie będą ich następstwa prawne. Jeśli notariusz będzie miał wątpliwości, jego obowiązkiem jest odstąpienie od sporządzania aktu.

Po sporządzeniu dokumentu, którego treść oddaje istotę wykonywanej czynności, jest on odczytywany stronom, a notariusz upewnia się, że jest ona zgodna z ich wolą. Następnym krokiem jest złożenie podpisów na akcie oraz uregulowanie honorarium notariusza według stawek określonych w taksie notarialnej, a także uiszczenie koniecznych opłat oraz wymaganych podatków – od spadków i darowizn oraz czynności cywilno-prawnych.

Co musi się znaleźć w akcie notarialnym?

Struktura i zawartość aktu notarialnego są bardzo dokładnie sprecyzowane w Ustawie prawo o notariacie. Zgodnie z nim w każdym akcie musi się znaleźć precyzyjne oznaczenie daty sporządzenia dokumentu – dzień, miesiąc i rok, a jeśli zażądają tego strony także godzina i minuta. Konieczne jest również podanie miejsca, w którym akt został spisany oraz wskazanie imienia i nazwiska notariusza oraz siedziby jego kancelarii.

Akt notarialny musi ponadto zawierać dokładne oznaczenie podpisujących go stron – imion, nazwisk, imion rodziców oraz miejsca zamieszkania osób fizycznych, a w przypadku osób prawnych nazwy, siedziby, a także imion, nazwisk, miejsc zamieszkania ich reprezentantów. Jeśli przy sporządzeniu aktu znajdują się również inne osoby, ich dane są także zamieszczane w dokumencie.

Dokument w formie aktu notarialnego zawiera dokładny opis dokonanej czynności w postaci oświadczeń woli stających przed notariuszem stron. Jeśli jest to konieczne, w treści aktu notariusz wskazuje na okazane podczas jego spisywania dokumenty. Na żądanie stron przystępujących do wykonania czynności w akcie umieszcza się również fakty i okoliczności związane ze spisywaniem aktu.

W treści dokumentu znajduje się oświadczenie o jego odczytaniu i przyjęciu, a także podpisy stron. Ostatnimi elementami są informacje o możliwej odpowiedzialności karnej i karno-skarbowej oraz o obowiązku zapłacenia podatku, jeśli taki występuje. W akcie są też podane wysokości opłat notarialnych oraz pobranych podatków.

Co się dzieje z aktem notarialnym po jego podpisaniu?

Podpisany akt notarialny jest przechowywany w archiwum kancelarii notarialnej, w której go zawarto. Strony, które podpisały dokument, otrzymują wypisy z aktu notarialnego. Mają one identyczną treść z tą, jaka figuruje w oryginale i są opatrzone pieczęcią i podpisem notariusza. Moc wypisu jest taka sama jak oryginału, a strony na swoją prośbę mogą otrzymać potrzebną im ilość dokumentów. Wypisy mogą być wydane nie tylko tuż po zawarciu aktu, ale także w terminie późniejszym. Mogą je otrzymać strony, które przystąpiły do podpisania aktu, a także inne osoby, które zostały wymienione jako uprawnione w jego treści. W innym przypadku do uzyskania wypisu będzie potrzebny wyrok sądowy.

Oryginał aktu jest przechowywany w siedzibie kancelarii przez okres 10 lat i do niej należy się zgłosić, jeśli okaże się, że jest potrzebny kolejny egzemplarz wypisu. Po tym czasie dokumenty są przekazywane do archiwum ksiąg wieczystych sądu rejonowego właściwego dla siedziby kancelarii. W to miejsce trafiają też dokumenty archiwalne, w przypadku, gdy kancelaria zostanie zlikwidowana wcześniej.

Zarówno fakt sporządzenia aktu notarialnego, jak i jego treść jest objęta tajemnicą notarialną. W kancelarii notarialnej osoba, która nie była stroną aktu ani nie jest wymieniona jako uprawniona do jego otrzymania, nie uzyska żadnych informacji na temat istnienia lub nie konkretnego dokumentu.

Warto pamiętać, że za to, by podpisywany akt notarialny spełniał wszystkie wymogi formalne, odpowiada notariusz. W przypadku, gdyby popełniony przez niego błąd doprowadził do powstania szkody osobie, która ją poniosła, przysługuje odpowiednie odszkodowanie. Zgodnie z Prawem o notariacie każdy notariusz powinien mieć wykupione ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej. W razie niedopełnienia swoich obowiązków odpowiada również dyscyplinarnie przed samorządem zawodowym oraz karnie.