Przekazywanie danych notariuszowi w kontekście RODO

Rozporządzenie Ochrony Danych Osobowych, czyli popularne RODO, już nieraz przysporzyło wielu pytań i problemów. Jak to jednak wygląda w przypadku zleceń notarialnych?

Czynności notarialne a RODO – wątpliwości

Rozporządzenie Ochrony Danych Osobowych (w skrócie RODO) bardzo mocno skomplikowały życie codzienne, ale również usystematyzowało wiele aspektów, co pozwoliło wyeliminować szereg patologicznych sytuacji z naszej codzienności. Jak to jednak wygląda w sytuacji, gdy potrzebujemy załatwić sprawę notarialną i odwiedzamy notariusza, jak np. Łukasz Górski i Monika Jaworowska-Górska? Wątpliwości dotyczą prawnego obowiązku, któremu podlegają notariusze, którzy muszą przechowywać dane klientów przez kolejne 10 lat. Jednak należy tutaj je rozwiać, ponieważ wszelkie dane osobowe w ten sposób zebrane przez notariusza mogą być tylko wykorzystywane w stopniu, w jakim regulują to wymogi ustawowe. Które jednak dane mogą być faktycznie przez notariusza pobierane?

RODO w pracy notariusza

Czynności notarialne wymagają pozyskania pewnych danych, jednak ich zdobycie musi odbywać się zgodnie z zasadą adekwatności. Ujęta w RODO zasada minimalizująca i ograniczająca zbieranie i przetwarzanie danych dotyczy tego, że pozyskiwanie ich może mieć miejsce jedynie w przypadku wyraźnych, konkretnych i odpowiednio uregulowanych prawnie celach. Oznacza to, że notariusz nie może pobrać innych danych, niż wynika to z danej sytuacji oraz czynności przez niego podejmowanej. Musi ograniczać się w tym aspekcie do minimum. Dla przykładu dla aktu notarialnego nazwisko panieńskie matki jest zbędne, a dla poświadczenia dziedziczenia nie ma konieczności posiadania danych jak PESEL czy adres zameldowania. To samo dotyczy uzyskania numeru telefonu lub adresu poczty elektronicznej. Jak więc nietrudno zauważyć, notariusz nie może pozyskać większej liczby danych niż jest to faktycznie niezbędne dla wykonania danej czynności, której się podejmuje.