Rodzaje poświadczeń sporządzanych przez notariusza

Kancelarię adwokacką odwiedzamy wówczas, gdy naszym decyzjom lub transakcjom należy nadać formę aktu notarialnego. Notariusz jako osoba zaufania publicznego może sporządzić także poświadczenia notarialne. Stanowią one pod względem częstotliwości wykonywania istotną grupę wśród czynności notariusza, warto zatem poznać, o jaki rodzaj poświadczenia możemy poprosić.

Jakie poświadczenia sporządza notariusz?

Poświadczenia notarialne to klasa czynności notariusza dość złożona i zróżnicowana, a mogąca spowodować skutki prawne w różnych dziedzinach życia. Wśród poświadczeń notarialnych wyróżniamy następujące rodzaje:

• Poświadczenie autentyczności podpisu – własnoręczny podpis jest elementem nierozerwalnie związanym z każdą osobą. Złożenie podpisu traktowane jest jako oświadczenie woli oraz gotowość do odpowiedzialności za podjęte decyzje. W niektórych sytuacjach, np. gdy wyznacza się pełnomocnictwo, sporządza umowy zbycia firmy lub udziałów w spółce oraz w przypadku oświadczeń o charakterze majątkowym, ale też i niemajątkowym notariusz musi potwierdzić autentyczność podpisu. W tym celu należy wykonać podpis w obecności notariusza albo potwierdzić, że widniejący już podpis należy do nas.
• Poświadczenie zgodności wyciągu, odpisu lub kopii z okazanym oryginałem – dzięki tej czynności możemy posługiwać się w różnych okolicznościach poświadczonymi kopiami dokumentów, zachowując dla siebie cenny oryginał. Notariusz poświadcza tylko samodzielnie wykonaną kopię. Jeśli na dokumencie widnieją zniszczenia, rozdarcia czy inne ślady, to na poświadczonej kopii zostanie to opisane. Poświadczenie zgodności kopii z oryginałem to najczęściej wykonywany rodzaj poświadczeń notarialnych.
• Poświadczenie daty okazania dokumentu – za jego sprawą dokument zyskuje tzw. datę pewną, co stanowi potwierdzenie, że w czasie, gdy notariusz sporządził poświadczenie, dokument istniał. Jest to ważne w wielu sytuacjach, gdy musimy ustalić status sprawy na podstawie dokumentów, np. w umowie najmu lub dzierżawy nieruchomości. Omawianej czynności nie należy traktować jako poświadczenia zawartości dokumentu.
• Poświadczenie pozostawania przy życiu – notariusz ustala i potwierdza, że osoba żyje lub przebywa w konkretnym miejscu. W czynności tej wymagane jest osobiste spotkanie się zainteresowanej osoby z notariuszem oraz okazanie dokumentu potwierdzającego jej tożsamość. Wówczas notariusz sporządza poświadczenie opatrzone datą, godziną oraz adnotacją o miejscu stawienia. Z tego typu poświadczenia korzysta się podczas starań o przyznanie świadczeń emerytalnych lub rentowych.

Co należy wiedzieć o poświadczeniach notarialnych?

Każdy rodzaj poświadczenia notarialnego objęty jest wymogami formalnymi. Notariusz sporządzone poświadczenie opatruje datą oraz oznacza miejsce jego sporządzenia, a nawet na prośbę zainteresowanego godzinę. Ponadto ważne jest to poświadczenie, które zawiera oznaczenie kancelarii, podpis notariusza oraz jego pieczęć. Warto pamiętać, że możliwe jest uzyskanie elektronicznego poświadczenia zgodności odpisu, wyciągu lub kopii z przedstawionym dokumentem. Wówczas notariusz opatruje je kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Kiedy zwracamy się do kancelarii notarialnej o przygotowanie poświadczenia, powinniśmy być przygotowani na to, że notariusz będzie musiał potwierdzić naszą tożsamość. Należy więc posiadać przy sobie dowód osobisty lub paszport. Trzeba pamiętać o tym, że poświadczenie notarialne nie nadaje przedłożonym dokumentom mocy aktów notarialnych. Celem poświadczenia jest uwierzytelnienie dokumentów, które pozostaje bez wpływu na ich zawartość oraz treść.